GMO賃貸DXは2026年10月6日、不動産契約管理システムの導入効果と選び方を整理したコラムを公開し、提供形態と機能範囲の違いを4製品を例に解説しました。
本記事は、宅建業免許（東京都知事(1)第113520号）を保有し、AI導入コンサル100社超の実績を持つ株式会社オルセル（不動産のチカラ運営）が解説します。賃貸DXの専門メディアである賃貸DXの記事では、PICKFORM 電子契約、いえらぶCLOUD、レリーズ、電子印鑑GMOサインの4サービスが比較対象として挙げられています。不動産契約管理システムとは、契約書の作成、締結、保管、更新期限の管理までを一元化するソフトウェアのことです。契約データが整理されて初めて、AIによる書類チェックや問い合わせ対応も機能するため、AI活用を考える不動産事業者にとって土台づくりの話題といえます。
何が起きたか：提供形態と機能範囲で製品を分類
賃貸DXの記事は、契約管理システムを2つの軸で整理しています。1つ目は提供形態です。クラウド型は初期費用が低く、ITの専任担当者がいない中小の不動産会社に向くとされています。オンプレミス型は自社サーバーで運用する方式で、初期費用は高くなる一方、大手や機密性を重視する会社に向くと説明されています。ハイブリッド型は、情報の機密度に応じて両者を使い分ける中間の形で、費用も中程度とされています。
2つ目は機能範囲で、3つに分けられています。特化型は、締結済みの契約書の保管、検索、更新期限の通知に絞ったタイプです。統合管理型は、契約書の作成から分析までを一気通貫で扱います。電子契約統合型は、電子締結の機能を軸にして、管理機能を付け足した形です。同記事は、前述の4サービスを比較対象として扱っています。各製品の具体的な料金や機能の詳細は記事内で確認でき、最新の内容は各社公式サイトでの確認が必要です。
日本の不動産事業者にとっての論点：電子化の制度と導入効果
制度面の背景として、同記事は2022年5月18日に施行された改正宅建業法を挙げています。これにより、重要事項説明書や契約締結時書面を、書面の代わりに電子で交付できるようになりました。電子交付が認められてから、賃貸仲介や売買仲介の現場では、締結の電子化と同時に、締結後の契約書をどう管理するかが次の課題になっています。
記事が示す導入効果は3つです。第1はリスクの軽減で、人的ミスの削減、コンプライアンスの強化、情報セキュリティの向上が挙げられています。更新期限の見落としや、書類の紛失といった事故は、紙とファイル共有に頼る運用で起きやすい問題です。第2は属人化の解消で、担当者しか契約内容を知らない状態をなくし、情報共有の拡大と、担当者の不在や退職による業務停止リスクの軽減につながります。第3は顧客対応の改善で、問い合わせへの回答が速くなり、担当者によって答えが変わるばらつきも抑えられるとされています。
ここに、AI活用の視点を加えてみます。これは本記事の見立てです。契約書が検索できる形で一か所に集まっていれば、生成AIに「更新期限が3か月以内の契約を抜き出してください」と依頼したり、条項の確認に使ったりする準備が整います。紙やPDFがバラバラに散らばった状態では、どれほど高性能なAIを導入しても、読ませる材料がありません。AI導入に先立って契約管理を見直すことは、遠回りに見えて、実は近道になりやすい取り組みです。なお、契約書をAIに読み込ませる際の個人情報の取り扱いは、利用するサービスの規約や社内ルールの確認が必要です。
今後の展望と初動アクション
今後は、電子契約の締結機能と管理機能が一体化した製品が増え、管理会社や仲介会社が、締結から保管、更新までを同じ画面で扱う流れが強まると考えられます。これは本記事の見立てで、各社の開発計画は要確認です。
初動としては、次の4点が現実的です。まず、自社の契約書が紙、PDF、システムのどこにどれだけあるかを棚卸しする。次に、IT担当者がいるかどうか、機密性をどこまで求めるかを基準に、クラウド型かオンプレミス型かを絞る。さらに、保管と期限通知だけが欲しいのか、作成から分析まで求めるのかで、機能範囲を決める。最後に、候補を2社程度に絞って、無料デモや試用で現場の担当者に触ってもらい、操作性を確認します。
まとめ
不動産契約管理システムは、提供形態の3種類と機能範囲の3分類で整理すると、自社に合う製品が見つけやすくなります。導入効果はリスク軽減、属人化の解消、顧客対応の改善の3つです。AIを業務に活かしたい不動産事業者は、まず契約データを整える一歩から始めてみてください。
参考文献
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引用元: 賃貸DX
【監修】齋藤竹紘（株式会社オルセル代表 / EC支援19年5,000社超・AIコンサル100社超 / 宅建業免許 東京都知事(1)第113520号）